Программное обеспечение для видеоконференций — это краеугольный камень любой успешной и продуктивной команды. Инструменты видеоконференций, такие как Zoom, позволяют людям встречаться и продуктивно работать вместе «лицом к лицу», когда личная встреча невозможна. Это делает удаленные встречи гораздо более человечными, что очень важно для того, чтобы помочь пользователям почувствовать и сохранить связь.
В этом году число пользователей Zoom стремительно выросло в связи с опасениями по поводу коронавируса (COVID-19). По оценкам, на данный момент в 2022 году компания добавила 2,22 миллиона ежемесячных активных пользователей, в то время как за весь 2019 год — 1,99 миллиона.
Мы подробно расскажем о Zoom и обо всем, что вам нужно знать о подписке, начале работы и советах профессионалов, чтобы получить максимальную отдачу от использования Zoom.
Что такое Zoom?
Zoom — это облачная платформа для видеоконференций, которую можно использовать для проведения видеоконференций, аудиоконференций, вебинаров, записи совещаний и живого общения.
Согласно нашим исследованиям, Zoom является самым популярным решением для видеоконференций в компаниях с 500 сотрудниками и менее и вторым по популярности решением для компаний с более чем 500 сотрудниками после Skype for Business. Согласно заявлению Zoom S-1, поданному в начале 2019 года, более половины компаний из списка Fortune 500 используют Zoom, и в 2018 году компания заработала средний показатель NPS более 70.
Далее рассмотрим наиболее распространенные случаи использования Zoom на типичном рабочем месте: Zoom Meetings и Zoom Rooms.
Zoom Meeting
Что такое совещание Zoom? Zoom Meetings — это основа Zoom. Этот термин относится к видеоконференциям с использованием платформы, которая позволяет удаленным и расположенным в одном месте организаторам встреч общаться без каких-либо затруднений. Поскольку для участия в собраниях Zoom не нужно иметь учетную запись Zoom, вы можете даже проводить встречи с клиентами или собеседования с удаленными кандидатами виртуально.
Под «собранием Zoom» понимается просто собрание, которое проводится с помощью Zoom, и участники могут присоединиться к собранию лично, через веб-камеру или камеру для видеоконференций, или по телефону. Например, вот фотография моей команды во время совещания Zoom. Мы все участвовали в совещании удаленно, но иногда мы проводим совещания в конференц-зале нашей компании, где мы используем Zoom в паре с Meeting Owl Pro, чтобы создать инклюзивные условия для всех участников.
Комната Zoom
Комната Zoom — это физическая аппаратная установка, позволяющая компаниям запускать собрания Zoom из своих конференц-залов. Комнаты Zoom — это программно-определяемая аппаратная система видеоконференцсвязи для конференц-зала, которая позволяет пользователям планировать, запускать и проводить собрания Zoom одним нажатием кнопки. Комнаты Zoom требуют дополнительной подписки поверх подписки Zoom и являются идеальным решением для крупных компаний с большим количеством сотрудников, регулярно проводящих собрания Zoom.
Чтобы создать комнату Zoom, вам необходимо:
- компьютер для синхронизации и проведения собраний Zoom.
- планшет для участников для запуска совещаний Zoom
- микрофон, камера и динамик
- 1 или 2 HDTV-монитора для отображения удаленных участников совещания и совместного использования экрана или презентации
- HDMI-кабель для совместного использования экранов компьютеров на экране телевизора и интернет-кабель для жесткого подключения.
Теперь, когда мы понимаем, что такое Zoom и основные термины для его использования, давайте рассмотрим шаги по настройке Zoom.
Как начать работу с Zoom?
1. Выберите подходящий тарифный план для вашей команды
Zoom предлагает четыре различных уровня цен на подписку для бизнеса (не включая подписку на Zoom Room).
- Zoom Free: Это лучший вариант, если вы только пробуете Zoom или работаете в одиночку или с одним-двумя сотрудниками, находящимися в том же месте, что и вы, и на вас лежит основная нагрузка по планированию и координации встреч. В бесплатной версии Zoom пользователи могут проводить неограниченное количество встреч, но продолжительность групповых встреч с несколькими участниками ограничена 40 минутами.
- Zoom Pro: Это лучший вариант, если вы используете Zoom в небольшой команде, в которой хотя бы один участник работает удаленно полный или неполный рабочий день, чтобы вы могли эффективно сотрудничать независимо от места проведения совещания. Zoom Pro стоит $14,99 в месяц на одного организатора совещания, и этот уровень позволяет организаторам создавать личные идентификаторы совещаний для повторяющихся совещаний Zoom, позволяет записывать совещания в облаке или на устройствах пользователей и ограничивает продолжительность групповых совещаний 24 часами.
- Zoom Business: Zoom Business лучше всего подходит для малых и средних предприятий с несколькими командами, регулярно планирующими встречи Zoom. Стоимость этого уровня составляет $19,99 в месяц за хост собрания, и он предлагает отличные возможности для компаний по брендированию своих собраний Zoom с помощью уникальных URL-адресов и фирменного стиля компании, специализированную поддержку клиентов, а также стенограммы собраний Zoom, записанные в облаке.
- Zoom Enterprise: Для компаний с 1000 сотрудников и более этот уровень Zoom предлагает неограниченное облачное хранилище для записей, специального менеджера по работе с клиентами, а также скидки на вебинары и комнаты Zoom. Стоимость этого уровня Zoom составляет $19,99 в месяц на одного организатора совещания.
Кроме того, если вы хотите организовать комнаты Zoom, вы можете подписаться на бесплатную 30-дневную пробную версию, после чего подписка на комнаты Zoom потребует дополнительных $49 в месяц за комнату, а стоимость видеовебинаров с использованием Zoom составит $40 в месяц за хост.
2. Загрузите Zoom
Выбрав тарифный план Zoom, которым вы хотите начать пользоваться, вы можете зарегистрироваться и загрузить Zoom на свой компьютер, чтобы начать его использовать. Пользователи могут зарегистрироваться, используя свой рабочий адрес электронной почты, если они подписываются на индивидуальную бесплатную учетную запись, или если ваш системный администратор подписывается на учетную запись Pro, Business или Enterprise, вам будет предложено зарегистрироваться в Zoom в качестве одного из хостов вашей компании.
Если вы настраиваете комнату Zoom, вам также потребуется загрузить «Zoom Rooms for Conference Room» для компьютера в комнате и «Zoom Room Controller» для планшета в переговорной комнате.
3. Синхронизируйте Zoom с вашим календарем
Далее необходимо синхронизировать Zoom с вашим календарем, чтобы вы могли планировать встречи Zoom, которые будут появляться в вашем календаре, или чтобы вы могли легко добавить ссылку на встречу Zoom к событиям в вашем календаре, чтобы удаленные участники могли присоединиться. Для этого, войдя в Zoom, перейдите в раздел «Настройки», затем «Встречи», затем «Синхронизированные календари». Затем включите опцию «Синхронизировать собрания Zoom из календарей» и выберите календари, которые вы хотите синхронизировать с Zoom. Таким образом, вы сможете синхронизировать календари с Zoom в обоих направлениях, и ваш клиент календаря предложит возможность добавить ссылку на Zoom, а в вашем календаре будут отображаться встречи Zoom, которые вы запланировали в приложении Zoom.
Если ваша компания установила Zoom Rooms, вы можете синхронизировать эти комнаты с общим календарем вашей компании, чтобы сотрудники могли видеть, какие комнаты для совещаний доступны, когда они собираются их забронировать. Комнаты Zoom также можно настроить на отображение предстоящих встреч, чтобы сотрудники знали, когда им нужно начинать заканчивать работу или когда они могут сесть за стол переговоров.
4. Запланируйте встречу Zoom
Теперь вы готовы к началу работы с Zoom. Вы можете запланировать встречу в Zoom с помощью клиента календаря (как объяснено и показано выше) или запланировать встречу через приложение Zoom. Для этого вы можете начать новую встречу в данный момент, нажав «Новая встреча», или нажать «Запланировать встречу», чтобы забронировать встречу Zoom на будущее:
Затем можно отредактировать детали встречи — например, запланировать повторяющуюся встречу, установить пароль для встречи и выбрать, какой календарь вы хотите синхронизировать.
Войдя в собрание Zoom, вы можете использовать такие функции, как включение и выключение видео и микрофона, приглашение других участников собрания, общение в чате с другими участниками собрания, запись собрания и совместное использование экрана.
Теперь, когда вы поняли основы работы с Zoom, воспользуйтесь этими советами профессионалов, чтобы получить максимально возможный опыт.
Как сделать собрание Zoom приватным?
Чтобы решить проблемы безопасности Zoom, компания Zoom разработала функции безопасности и конфиденциальности. Ниже мы объяснили некоторые из этих функций конфиденциальности.
Что такое Zoom Bombing?
Zoom bombing, или Zoombombing, происходит, когда незваный участник получает доступ к вашему собранию Zoom. Они присоединяются к сеансу Zoom с намерением сорвать собрание. К счастью, Zoom bombing можно предотвратить, включив настройки конфиденциальности Zoom.
Как предотвратить Zoom Bombing
1. Создайте пароль для собрания Zoom.
Когда вы планируете новое собрание, в разделе «Пароль» установите флажок «Требовать пароль для собрания». Это позволит вам ввести надежный пароль, которым вы сможете поделиться с участниками собрания. Участникам будет предложено ввести пароль, чтобы присоединиться к собранию. Те, у кого нет пароля, не смогут присоединиться к собранию.
2. Используйте функцию зала ожидания.
Функция зала ожидания позволяет ведущему собрания определить, когда участники могут войти в собрание. Ведущий может допускать участников по одному или всех сразу. Войдя в Zoom, нажмите кнопку Расписание, чтобы создать новое собрание. Нажмите на Дополнительные параметры, установите флажок напротив Включить комнату ожидания.
3. Ограничьте количество участников, которые могут пользоваться общим экраном.
После начала собрания нажмите стрелку вверх рядом с пунктом Share Screen, затем нажмите Advanced sharing options. В разделе «Кто может делиться?» выберите Только ведущий, чтобы убедиться, что ведущий собрания является единственным участником, который может делиться своим экраном.
4. Заблокируйте собрание
Находясь на собрании, нажмите Управление участниками на панели инструментов Zoom. Вы увидите список участников собрания в правой части экрана. В правом нижнем углу нажмите кнопку Еще и выберите Заблокировать собрание. Это не позволит новым участникам присоединиться к собранию, даже если у них есть пароль собрания.
Советы по использованию Zoom
1. Настройте свои предпочтения
В приложении Zoom вы можете установить свои предпочтения, которые будут применяться к каждому собранию Zoom, в котором вы участвуете.
Некоторые из моих любимых настроек — это настройка параметров видео: Отметьте «Touch up my appearance», чтобы добавить фильтр к веб-камере, чтобы вам не нужно было наносить макияж (или принимать душ) перед участием в собрании Zoom из дома (мы не осуждаем), и отметьте «Turn off my video when joining a meeting», чтобы ваше лицо случайно не появилось на огромном экране проектора, если вы участвуете в собрании всех сотрудников (такое, к сожалению, случалось со мной).
2. Записывайте важные встречи Zoom
Если вы проводите совещание Zoom с участием нескольких членов межфункциональной команды, или если вы начинаете долгосрочный проект, или даже если один или два члена вашей команды находятся вне офиса, хорошей практикой будет запись таких совещаний для дальнейшего использования. Вы можете записывать совещания на свое устройство или в облако Zoom для последующего просмотра, чтобы убедиться, что все остались при своем мнении.
Как записать совещание Zoom?
- Войдите в Zoom.
- Начните совещание в качестве ведущего, нажав кнопку Meetings (Совещания). Затем в разделе Предстоящие выберите собрание, которое вы хотите начать, и нажмите синюю кнопку Начать.
- Нажмите кнопку Запись в правой части панели инструментов Zoom.
- Выберите Запись на этом компьютере или Запись в облако, чтобы начать запись.
- Чтобы остановить запись, нажмите кнопку Pause/Stop Recording или End Meeting.
3. Синхронизируйте Zoom со Slack
Если ваша команда использует Slack для общения в режиме реального времени, ваш системный администратор может интегрировать Zoom и Slack для удобного проведения видеоконференций на лету. Если вы или член вашей команды работаете удаленно и пытаетесь обсудить сложную концепцию с помощью одного лишь текста, это может оказаться непростой задачей. Вместо того чтобы заказывать встречу Zoom в календаре, вы можете ввести «/zoom» в Slack, и ссылка на встречу появится прямо в вашей беседе в Slack, к которой вы и ваш коллега сможете присоединиться.
4. Отключайте звук, когда вы не говорите
Это основное правило этикета видеоконференций, но его стоит повторить, независимо от того, какое программное обеспечение вы используете. Отключайте звук, когда вы не разговариваете, чтобы уменьшить отвлекающий фоновый шум. В настройках можно установить автоматическое отключение звука, когда вы присоединяетесь к совещанию. Когда вы будете готовы отключить звук, вы можете сэкономить время, нажав и удерживая клавишу пробела, если вам нужно вступить на короткое время.
5. Сопряжение Zoom с подходящей камерой для видеоконференций
Zoom, вероятно, является таким популярным программным обеспечением для видеоконференций, потому что оно очень просто в использовании: После настройки вам понадобится всего несколько щелчков мыши, чтобы начать общение с коллегами. Чтобы обеспечить отличные условия для совместных и удаленных участников совещаний Zoom, выберите для своей комнаты Zoom камеру видеоконференцсвязи, которая позволит участникам совещания чувствовать себя частью беседы. Наше руководство по сравнению камер для видеоконференций поможет вам определить, какая камера может быть лучшим вариантом для вашей команды.